קסם הAGILE | איך תזהו את האיזון בין הצורך של הלקוח לבין הפיתרון שתבנו עבורו? – Digital Culture

קסם הAGILE | איך תזהו את האיזון בין הצורך של הלקוח לבין הפיתרון שתבנו עבורו?

התבוננו בתמונה שלפניכם וחשבו: לאיזו מבין התמונות יש את המשקל הכי חשוב?

ובכן, התשובה הנכונה ביותר לכך תהיה- מה שהלקוח באמת היה צריך.

בקצרה- מה המושג 'ניהול פרויקטים' אומר?

ניהול פרויקטים הוא ענף במדעי הניהול העוסק בתכנון ובקרה של מיזמים, לרוב בעלי מרכיב גבוה של אי-ודאות או סיכון כלכלי. פרויקט מוגדר כמאמץ תחום בזמן ליצירת שירות או מוצר או תוצאה ייחודית. הגדרה נוספת של פרויקט היא לקיחת תשומות משאבים ושינויים לתפוקות רצויות באמצעות מערכות ייצור (נלקח מויקיפדיה)

מה הסיבות לכך שפרויקט נכשל?

שימו לב לנתונים המספריים הבאים  שמוצגים בתמונה המצורפת  מטה. אלו הם חמשת הסיבות לכך שפרויקט לא מצליח להניב תוצאות טובות בסופו של תהליך.

  1. תמחור לא נכון (18%)
  2. מובס על ידי מתחרים (19%)
  3. צוות לא מתאים (23%)
  4. נגמר הכסף (29%)

מה שמשאיר אותנו עם 42 אחוזים בהם אין בכלל צורך במוצר!

נתון שאמור להדאיג אותנו לכאורה ,אבל, ויש אבל גדול– כל זה יכול להימנע אם רק נגדיר תכנית פעולה ברורה עם יעדים מוגדרים וטקטיקות מחושבות.

כדי לפשט לכם את התהליך-דמיינו מפל מים בהשוואה לפרויקט

 

הכל מתחיל מהצורך\מהדרישות

 

 שלב שבו עולה הרעיון לפרויקט ובוחן את הבעיה ואת הצורך שמשם בעצם מתחיל כל התהליך. הדרישות יכולות להיות מוגדרות  ברובד הכללי יותר כמו תשתית טכנולוגית, תכנון לוחות הזמנים. בשלב הזה יש ערפול, חשש וחוסר וודאות אך אם חושבים על הכל לעומק ומתכננים כמו שצריך עם הצוות המתאים לכך, בסיום השלב הזה מתקבלות תשובות לשאלות כמו: מידע ברזולוציות עמוקות על מיהו הלקוח, מהו הצורך, מה הם היעדים, מי המבצעים, ואת מה רוצים להשיג. הסיכוי שתהיה טעות תוביל למצב בו תהיה סבירות גבוהה לכישלון הפרויקט בפועל.

שלב התכנון (האסטרטגיה)

 שלב התכנון הוא השלב החשוב והמשמעותי ביותר בפרויקט. אם מתכננים נכון, מקבלים תוצר סופי אפקטיבי. אם תהיה הצלחה בתכנון זה יהיה שווה ערך לעמידה ביעדי הפרויקט, לסבירות גבוהה  שהלקוח יהיה מרוצה, לעמידה בלוחות הזמנים ועוד. שלב זה מתחיל במהלכו של השלב בו מבררים את הצורך והדרישות ומסתיים לקראת סוף הפרויקט.אם תחליטו לדלג על השלב הזה, מה שיקרה זה כישלון בפועל של הביצוע. מומלץ שיהיו תוכניות לנושאים הבאים:

חלוקת אחריות ודרך לתעד  שינויים.

תכנון לוחות זמנים, אילוצים, סדרי עדיפויות של משימות, את מתעדפים לאיזה זמן? מה קריטי יותר ומה קריטי פחות?

תכנון עלות: הכנה תקציבית תקציב והערכות כספיות.

אפיון איכות המוצר \השירות ודרך לוודא שתתקבל האיכות הרצויה (אולי לאייש אדם ספציפי שיהיה אחראי רק על זה)

בניית צוות המקצועי ומתאים 'ככפפה ליד' להובלת הפרויקט עד לסיומו

תכנון תקשורת אפקטיבית, קישור מוצלח של כלל הגורמים לעבודה משותפת.

מימוש תכנית הפעולה ע"י טקטיקות שונות

 השלב היקר ביותר בפרויקט, שלב זה כולל את הפעלת הצוות ואת המשאבים שונים לפי תוכניות העבודה שנקבעו ברמת התכנון. בשלב זה יש את הבקרה על התכנון מול הביצוע וכתוצאה מכךיתכנו שינויים בעלויות וגורמים נוספים. בשלב זה מתקבלים תוצרי הפרויקט בפועל.

בדיקות ובקרה

שלב זה מספק משוב לניהול הפרויקט בפועל וכיצד כל שלביו מסונכרנים ועובדים בצורה עילה ואפקטיבית. ישנן בדיקות של תהליך העבודה, בקרה על הלו"ז, עלויות ותקציבים, בקרת משאבים וכוח-אדם, ועוד. מטרת שלב הבקרה היא לדגום ביצועים כל העת, ולבצע תיקונים בזמן, במידה וקיימת סטייה מן התכנון.

 

השלב האחרון בפרויקט

 כולל את סיום הפרויקט וסגירת החוזים המשפטיים הרלוונטיים. לטווח הארוך ישנה תחזוקה שוטפת בבקרה ובניהול.

הגישה המסורתית לניהול אג'ילי | הגדרת היעד | זמן & תקציב

הגישה המסורתית מדברת על כך  שהגדרות היעד משפיעות על זמן ותקציב כשאנחנו ניגשים אל תכנית הפעולה. אנו צריכים לקחת בחשבון את זמני הפרויקט, לתכנן את הלו"ז כמו שצריך, עם כל העיכובים (במידה וישנם), לדעת מהם סדרי העדיפויות בתוך טווח הזמנים האלו, את מה מסיימים בשלבים הראשונים ואת מה משאירים לסוף. בד בבד הנגזרת מהגדרת היעד תלוית תקציב. כמה כסף החברה\ השותפות יכולה להשקיע בפרויקט, מה העלויות של הכל, בין אם זה עלות כוח אדם, הערכות כספיות כלליות, ניהול סיכונים,תכנון רכש- האם לרכוש או לייצר? מי הקבלן שיופעל? חתימת חוזים ועוד. 

 אג'ייל (AGILE)

אם נסתכל בזכוכית מגדלת על התנהלות אג'ילית- המציאות משתנה. הסיבות לכך הן גמישות, שיפור ותעדוף.

גמישות– אנחנו לא באמת יודעים מה יהיה בעתיד.

שיפור- אנחנו לא נצליח ב100% על הפעם הראשונה. אין דבר כזה מושלם ובטח ובטח שלא בהתחלה.

תעדוף- אף פעם לא יהיה מספיק זמן או תקציב להכל, אנחנו תמיד מתנהלים בהתאם לכך, אנחנו המשתנה התלוי במשוואה הזו.

.

מה הם ערכי האג'ייל?

ארבעת אבני היסוד של האג'ייל:

  1. אנשים ויחסי גומלין קודמים על פני תהליכים וכלים.
  2. שיתוף פעולה עם לקוח קודם למשא ומתן חוזי.
  3. מוצר עובד קודם לתיעוד ומסמכים
  4. תגובה לשינויים  קודמת למעקב אחרי התוכנית

 

הגישה האג'ילית

  הגישה הזו יותר ממוקדת ערך, מה שאומר שהתקציב והזמן משפיעים על הגדרת הערך ללקוח, בדיוק הכיוון ההפוך מהגישה המסורתית.

הצטרפו להדרכה שאני מעביר בניהול אג'ילי ותהיו שותפים לתהליך שעשרות ארגונים עברו:

סיעור מוחות אפקטיבי

פתרון בעיות ופיתוח מוצר

(MVP) בניית מוצר מינימלי הכרחי

קבלת החלטות מבוססות מידע

השקת פתרונות חדשים

מגמות וחידושים בניהול פרוייקט (Project Managment)