איך לארגן את היום שלך בשיטת TIME BOXING? – Digital Culture

איך לארגן את היום שלך בשיטת TIME BOXING?

במאמר הקודם על ניהול זמן בכלים דיגיטליים (לשים פה קישור של המאמר) דיברנו על מיקוד כשיטה להתפקס ולהימנע מהסחות דעת. הפעם אני ארצה להרחיב על ההמלצה השנייה שלי לניהול זמן עצמי יעיל מתוך הארבע  והיא-

תכנון.

אחד הדברים שרובינו לא עושים והוא סופר חשוב בניהול זמן עצמי הוא תכנון.

חוסר בתכנון סדר הפעולות שלנו גוזל לנו זמן יקר בהמשך סדר הפעולות העתידיות שלנו

נורא קל לשפר את זה, אם רק תשימו לב ותזהו זאת!

אתם צריכים להגיע למצב שאתם מתכננים את היום שלכם ככזה שבו כל המשימות שלכם כתובות מולכם (מעין Brain Dump ) ואתם אלו שתתעדפו אותם ותחלקו אותם לפי Top Priorities, באיזו שעה תעשו כל דבר  וכמה זמן תקציבו למשימה הזו.

התכנון הזה יאפשר לכם ביצוע יעיל וגמיש.

תשאלו את עצמיכם את השאלות הבאות:

מה הדבר שאני צריך לעשות ולא סובל דיחוי?

מה הדבר שאני צריך לעשות היום אבל הוא יכול להידחות לשעות הערב?

מה הדבר שהכי חשוב לי לטפל בו?

מה יכול לעזור לי להוריד ממני את הדבר? אולי להעביר לזמן אחר או למישהו אחר?

נסו זאת בעצמכם וצרו רשימה מסודרת של כל המשימות שלכם:

בתיבת הטקסט של Brain Dump- רשמו את כל הדברים שיש לכם לעשות היום, בין אם הם חשובים או לא.

בתיבת הטקסט של Top Priorities- רשמו מה הכי חשוב והכי דחוף.

בתיבת הטקסט של שעות- רשמו כמה זמן תקדישו לכל משימה ומתי תעשו אותה.

אתם צריכים לתחום את הזמן הזה ולהתנהל לפיו, אחרת- הכל בראש שלכם הופך לסלט אחד גדול.

כמה זמן כ

דאי לסגור? שאלה מעולה.

 

סגירת זמן

תכנון הזמן שלכם בצורה אפקטיבית מתחיל בתיחום הזמן שלכם ביומן לדברים החשובים לכם באמת- וגם לאלה שפחות. אם אנחנו באמת רוצים שמשהו יקרה-אנחנו צריכים לסגור אותו ביומן!

 

יצא לכם לשמוע על חוק פרקינסון? אם לא, אני ארחיב.

"חוק פרקינסון" (Parkinson's law)  אומר שכל משימה מתארכת לזמן שהוקצב לה.
כלומר, לבני אדם יש נטייה טבעית להגדיל את כמות הזמן שעליהם להשקיע בהשלמת המטלות שלהם, עד למיצוי הזמן העומד לרשות כל משימה.

נסו להיזכר כמה פעמים קרה לכם שהתארגנתם בבוקר לעבודה בלחץ תוך רבע שעה במקסימום  כי לא קמתם בזמן, ואז בעצם הרהרתם לעצמיכם למה אתם קמים שעה\ שעה וחצי לפני כשאתם מספיקים הכל בפחות זמן.

בגלל הנטייה להגדיל את כמות הזמן בהתאם למשימה כך יש גם נטייה תמידית להגדיל את מספר העובדים הנדרש למילוי המשימה או הפרויקט. זה נגרם בשל מה שאומר פרקינסון במילים: "העבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה".

מכאן נובע, על פי פרקינסון, ש"הביקוש לאמצעי כלשהו, תמיד יגדל כדי להתאים להיצע שלו" (אם יש היצע גדול – הביקוש יתיישר לפיו).

 

ומה לגבי השעון הביולוגי שלנו?

השעון ביולוגי (השעון הצירקדי בלטינית) הוא מנגנון פנימי של אורגניזם המשמש אותו למדידת זמן, וזאת לצורך ניהול תהליכים פיזיולוגיים והתנהגותיים שמתרחשים באופן מחזורי. מחזורים אלה מכונים מקצבים ביולוגיים, והם קיימים במרבית היצורים החיים.

השעון הביולוגי המרכזי של האורגניזם מתבסס במקרים רבים על המקצב הצירקדי, מקצב שפועל במחזוריות של כ-24 שעות ונועד להתאים את פעילותו של היצור להשפעתה המשתנה של השמש לאורך היממה, מה שמתקשר  בתובנה שלנו לחוק פרקינסון.

 

הטיפ שאני יכול להביא לכם מהניסיון האישי שלי לניהול זמן עצמי יעיל  מתקשר  לישומונים הבאים:

 

אם הגעתם עד לפה, העקרונות הכי חשובים שאני אשמח שתקחו מהמאמר הזה הם:

לקבוע זמן

השעון הצירקדי

חוק פרקינסון

Time Timer

לוח שנה דיגיטלי

 

להדרכה על כלים דיגיטליים לניהול זמן ומשימות, מלאו  את הפרטים ונחזור אליכם בהקדם!