איך להשתמש בוואטסאפ כדי לשפר את ההדרכה בארגון?

כל מי שמעביר הדרכות לקבוצות של אנשים - יכול להשתמש בקבוצת וואטסאפ של המשתתפים, כדי לשפר באופן משמעותי את ההדרכה ואת חווית הלמידה.
אחרי הכל, גם ככה כולם משתמשים בוואטסאפ בזמן ההדרכה להודעות פרטיות (מהילדים, האישה, הבעל, השכנים, או מהחברים למשרד שיושבים לידם בכיתה...)  - במקום להקשיב ולהיות מעורבים בשיעור ובחומר הנלמד. 
אז, איף יו קאנט ביט איט - יוז איט.

לבנות קבוצת וואטסאפ למשתתפים? זה חתיכת תיק...

הרעיון של להשתמש בקבוצת וואטסאפ ייעודית להדרכות הוא לא חדש, אבל האתגר העיקרי הוא 'להוסיף מראש' את כל המשתמשים ולבנות את הקבוצה שלנו לפני ההדרכה.
התהליך הזה יכול להיות מורכב מאוד, אם אתם בוחרים להוסיף ידנית את כל המשתתפים לפי מספר הטלפון שלהם לקבוצה.
פתרון נוסף, הוא לשלוח למשתתפים קישור להצטרפות לקבוצה - ולקוות ולהאמין שהם יצטרפו מיוזמתם.

ה'טוויסט בעלילה' (שבו אני משתמש באופן קבוע...) - הוא יצירה של קבוצת וואטסאפ ייעודית לקבוצה - בלייב, כחלק מובנה ממהלך ההדרכה.
היתרונות הם כמובן שרק מי שנמצא בכיתה - מצטרף, והמשתתפים מצטרפים אליה מיוזמתם, כחלק מההדרכה, והקבוצה מאפשרת למדריך אינטראקציה ברמה אחרת עם המשתתפים: 

- לשלוח הודעות מידיות למשתתפים במהלך ההדרכה (ולקרוא להם חזרה לכיתה אחרי ההפסקה...)
- לשלוח קישורים לאתרים או להורדת אפליקציות (סופר אפקטיבי, במקום שכל אחד יחפש בעצמו)
- לשתף סרטונים לצפייה
- לקבל שאלות מהמשתתפים בלייב
- לשלוח למשתתפים מסמכים או מצגות בסיום ההדרכה​

- להזמין את חברי הקבוצה להמשיך להיות בקשר גם אחרי ההדרכה 


אז איך עושים את זה? ב-3 שלבים:
1. לפתוח מראש קבוצה חדשה בוואטסאפ, עם שם מתאים להדרכה
2. ליצור קישור מקוצר להזמנה לקבוצה שאפשר להקליד בקלות
3. להזמין את המשתתפים על ידי הצגת הקישור המקוצר במצגת

מתי מומלץ להשתמש בוואטסאפ בזמן הדרכה בארגון?

לכולנו יש וואטסאפ. חלקנו אפילו משתמש באפליקציה בזמן ההדרכה
בגדול - מומלץ להשתמש בוואטסאפ כשההדרכה כוללת מידע או קישורים למקורות חיצוניים, או ככלי שמאפשר איסוף שאלות בזמן ההדרכה.
שימוש בהודעות מידיות לכלל הקבוצה - יכול לחסוך זמן יקר. לדוגמה, אחד השימושים העיקריים שלי בהדרכות הוא גלישה של המשתתפים באתרי אינטרנט שאותם אני מציג וחשוב שהמשתתפים יחוו או יבקרו בהם, או התקנת אפליקציות חדשות שאני רוצה שהמשתתפים ישתמשו בהן במהלך ההדרכה, להעצמת החוויה.
לכן, כדי לחסוך את זמן החיפוש ברשת או בחנות האפליקציות - אפשר לשלוח קישור לכל הקבוצה, ובלחיצת אצבע - כל המשתתפים מגיעים מיד לאתר או לאפליקציה הרצויה, שבה עוסקת ההדרכה.

כי אם אי אפשר לנצח את וואטסאפ בזמן ההדרכה - אפשר לרתום את האפליקציה לטובת ההדרכה שלנו.

שלב ראשון - פתיחת קבוצה ייעודית

לפני ההדרכה, דרושה הכנה מוקדמת של פתיחת קבוצה ייעודית להדרכה הקרובה.
אפשר לראות את הדרך לפתיחת קבוצה חדשה בווידאו הזה:

מומלץ לפתוח את הקבוצה מהטלפון שלך, שבו תשתמש במהלך ההדרכה שלך.

לאחר פתיחת הקבוצה בוואטסאפ, יש אפשרות להזמין משתמשים לקבוצה, ומכיוון שהמשתתפים בקבוצה לא תמיד נמצאים כאנשי קשר שלנו, ואנחנו לא רוצים להזמין אותם במהלך ההכנות - נבחר באפשרות הזמנה על ידי קישור.

אפשר למצוא את הקישור כאן:

הקישור להזמנה לקבוצה נראה בערך כך:

על מנת להקל על הצטרפות המשתתפים - אפשר ליצור קישור מקוצר, בשירות חינמי כדוגמת bit.ly או goo.gl.


שלב שני - הזמנת המשתתפים להצטרף לקבוצה
לאחר פתיחת הקבוצה ויצירת הקישור המקוצר להצטרפות - יש להציג את הקישור למשתתפים.
בדרך כלל, אפשר פשוט לרשום את הקישור על שקף במצגת, ולהזמין את המשתתפים להעתיק את כתובת הקישור - ולהצטרף לקבוצה.
קישור מקוצר מקל על התהליך, ויוצר מצב של 'גל של משתתפים' שמצטרפים בזה אחר זה לקבוצה החדשה שלנו:

שימוש באפליקציית וואטסאפ בזמן ההדרכה

כאמור, השימושים העיקריים בוואטסאפ לטובת שיפור ההדרכות הם לשתף קישורים ומידע בזמן אמת, למשתתפים בהדרכה.
לצורך שיפור ההדרכה, מומלץ להכין מראש את כל הקישורים שאנחנו עתידים לשתף עם המשתתפים שלנו במהלך ההדרכה, כדי לחסוך זמן. 
בדוגמא שבתמונה, אפשר לראות שהמשתתפים מקבלים ממני בשלבים שונים בהדרכה - קישורים לאתרים חיצוניים, קישורים להורדת אפליקציות בגוגל פליי ובאפ-סטור (כדי לאפשר גם למשתמשי אנדרואיד, וגם למשתמשי אייפון להגיע לאפליקציה הרלוונטית):

השיתוף בוואטסאפ מאפשר לי לוודא שכל המשתתפים נמצאים באותו אתר, או הורידו את האפליקציה הנכונה - ואפשר להדגים את הנושא הנלמד.
בנוסף, רמת החיבור של המשתתפים לחומר הנלמד להרצאה עולה בצורה משמעותית, והחיבור שלהם לנושא - מקבל מחוברות מיידית ומהירות תגובה מהמשתתפים.

מה קורה עם קבוצת הוואטסאפ בסיום ההדרכה?

על סמך הניסיון שצברתי בשימוש בשיטה הזו, עולות מספר מסקנות:
- הקבוצה מאפשרת למשתתפים מקור מידע זמין לחזור אליו גם אחרי ההרצאה.
יתרון נוסף לשימוש בוואטסאפ הוא שגם לאחר ההדרכה - אפשר להמשיך להיות בקשר עם האנשים בקבוצה, ולשתף בתהליך או לקבל את הפידבקים שלהם.

Leave a Reply 0 comments